Altakten- und Datenträgervernichtung
Papier, Disketten, Festplatten - viele Medien, derer sich die Verwaltung in ihrer täglichen Arbeit bedient, enthalten personenbezogene und andere vertrauliche Daten. Eine Entsorgung als "Restmüll" oder Altpapier kommt daher nicht in Frage. Für die Vernichtung solcher Informationsträgern gilt als technische Vorgabe die DIN-Norm 32757. Diese fordert die Aufstellung eines Beseitigungskonzepts, das eine sichere Entsorgung mit Benutzerfreundlichkeit verbindet und so Akzeptanz bei den Beschäftigten und Vertrauen bei Bürgern findet.
Für Altakten, vertippte Briefe, überzählige Durchschläge, Fotokopien etc. bietet sich ein sog. Schreibtisch- oder Büroaktenvernichter an, der die Entsorgung des täglich anfallenden Papiers mit Datenmüll direkt am Arbeitsplatz ermöglicht. Andere Datenträger können über Sammelbehälter einer zentralen Vernichtung zugeführt werden.
Übernimmt ein Spezialunternehmen die Vernichtung, bleibt die auftraggebende öffentliche Stelle für den Datenschutz verantwortlich (§ 11 DSG NRW). Die Überprüfung des Auftragnehmers gehört zu den Aufgaben des behördlichen Datenschutzbeauftragten.
Weiterführende Literatur zu diesem Thema:
- Orientierungshilfe "Datenverarbeitung im Auftrag" des Landesbeauftragten für den Datenschutz Nordrhein-Westfalen,
Stand 09/04.
