Führung von Personalakten im öffentlichen Dienst

Ein Dienstvorgesetzter hat gem. §50 BeamtStG NRW für jeden Beamten, gem. § 29 DSG NRW auch für nicht beamtete Beschäftigte eine einzelne Personalakte zu führen. Die Personalakte muß zur Wahrung der Rechte des Beamten und zur Sicherstellung der Erfüllung der Rechte und Pflichten des Dienstherrn ständig einen möglichst vollständigen und persönlichkeitsgetreuen Überblick über die gesamte dienstliche Entwicklung geben.

Was gehört in die Akte, was nicht? Grundsätzlich werden in der Akte ausschließlich solche Daten des Beschäftigten erfaßt, die seine dienstliche Verwendung betreffen oder im Zusammenhang mit den Rechten und Pflichten aus dem Dienst- bzw. Arbeitsverhältnis stehen. Es muß also stets ein enger dienstlicher Bezug des Akteninhalts bestehen, was etwa bei ärztlichen Attesten im Zusammenhang mit einem Dienstunfall nicht unbedingt der Fall ist. Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen finden zwar in die Akte Eingang, sind aber, soweit sie für den Beamten ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, nach Ablauf von drei Jahren zu entfernen und zu vernichten.

Auch Vordrucke oder Formularblätter, mit denen personenbezogene Daten des Beschäftigten erhoben werden, sollten in regelmäßigen Abständen, zweckmäßigerweise vor Druck einer Neuauflage, daraufhin überprüft werden, ob wirklich alle erfragten Angaben für dienstliche Zwecke erforderlich sind.

Die Pflicht zur Verschwiegenheit, die Beschränkung der Weitergabe der Personalakte sowie andere Schutzmaßnahmen gehören zu den selbstverständlichen Prinzipien einer rechtsstaatlichen Personalaktenführung. Auch ist dafür Sorge zu tragen, dass Räume und Schränke, in denen die Personalakten aufbewahrt werden, nach Dienstschluß verschlossen werden. Der Zugang zur Personalakte ist gesetzlich auf die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragten Beschäftigten beschränkt.

Weiterführende Literatur zu diesem Thema:

• Geulen, Die Personalakte in Recht und Praxis
• Gola, Der Personalaktendatenschutz im öffentlichen Dienst, in. Recht im Amt 1994, Seite 1
• Gola, Das neue Personalaktenrecht der Beamten und das Bundesdatenschutzgesetz, Neue Zeitschrift für Verwaltungsrecht 1993, Seite 552.
• Schnupp, Neuregelung des Personalaktenrechts, in: Recht im Amt 1993, Seite 123.
• Battis, Bundesbeamtengesetz mit Erläuterungen, 2. Auflage 1997.