Wie archivieren? Anregungen für Vereine und Privatpersonen im Umgang mit ihrem Archivgut

Geschichte braucht kein "Schnee von gestern" zu sein

Die Kenntnis der Vergangenheit ist eine wesentliche Hilfe, die Erfordernisse der Gegenwart besser zu meistern und die Zukunft sinnvoller zu planen. Dies gilt für die Verantwortlichen in Bund, Ländern und Kommunen, aber auch in Vereinen, Verbänden, Firmen und für Privatpersonen.
Mit schriftlichen Dokumenten, Akten und sonstigen Unterlagen lassen sich die Ereignisse der Vergangenheit nachvollziehen. Schriftgut hat daher aus organisatorischen, rechtlichen oder kulturellen Gründen im öffentlichen Bereich schon immer eine entscheidende Rolle gespielt. Hinzu kommen zunehmend andere Quellen: Fotografien, Plakate, Flugblätter, Tonaufnahmen, Filme/Videos, Totenzettel und so weiter.
Die aus dem Leben einer Familie, einer Firma oder den Tätigkeiten eines Vereins hervorgegangenen Unterlagen werden als Archivgut bezeichnet. Leider wird seine Bedeutung für die Zukunft oft unterschätzt. Häufig wird erst, wenn eine Familiengeschichte geschrieben werden soll und die Firma oder der Verein ein Jubiläum feiern will, bemerkt, dass wichtige Archivalien vernichtet wurden oder verlorengegangen sind. Folgende Anregungen sollen dazu beitragen, den Wert des Archivguts zu erkennen und den Umgang mit ihm zu erleichtern.

Warum werden Dokumente aufbewahrt?

Öffentliche Stellen müssen gewisse Dokumente und Unterlagen bestimmte Zeiten, zum Teil auch dauernd aufbewahren aus Gründen der Rechtssicherung. Auch Firmen und andere Rechtspersonen sind verpflichtet zum Beispiel aus steuerlichen Gründen Unterlagen eine gewisse Zeit aufzuheben. Im persönlichen Bereich wird man seine Dokumente auch sehr sorgsam verwahren. Das Bemühen um Rechtssicherung ist daher der Ursprung eines jeden Archivs. Darüber hinaus erscheint es aber angebracht auch aus historischen Gründen Unterlagen aufzubewahren. Einmal um die eigene Geschichte, die Geschichte der Firma, der Einrichtung, des Vereins zu dokumentieren und den Nachfolgern eine Möglichkeit zu geben, die Entstehung, den Werdegang, das Auf und Ab in der Zeit nachzuvollziehen.
Allgemein gilt es, Unterlagen aus dem privaten, wirtschaftlichen, Vereins- und sonstigen nicht öffentlichen Bereich aufzubewahren, um die lebendige Tätigkeit der Menschen in unserer Zeit auch für die Zukunft festzuhalten. Es gilt, ihre Spur im Ablauf der Zeit sichtbar zu machen und zukünftigen Generationen Mittel an die Hand zu geben, die Vergangenheit, die Tätigkeit ihrer Vorfahren, umfassend, ausgewogen und gerecht beurteilen zu können.

Was sollte verwahrt werden?

Erfahrungsgemäß sammeln sich im privaten Bereich, in einer Firma, einer Einrichtung oder im Verein im Laufe der Jahre Unterlagen verschiedenster Art an, die einen sehr unterschiedlichen Wert haben. Das Spektrum reicht von Urkunden, zu denen Verträge und Meisterbriefe zählen, bis hin zu Schriftwechseln, dem Familienstammbuch und Vereinsprotokollen. Zum Archivgut zählen im weiteren Sinne auch Informationsquellen wie Festschriften, Plakate, Filme, Fotos, Ansichtskarten, Schallplatten, Kassetten und Zeitungsausschnitte.
Für Kriterien, die bei der Auswahl für eine langfristige Aufbewahrung zu berücksichtigen sind, lässt sich keine einheitliche Regel aufstellen. Rechnungen über alltägliche Anschaffungen und Kontoauszüge werden im Allgemeinen einen geringeren Informationswert besitzen als Kaufverträge oder Protokollbände. Im Prinzip wird es so sein, dass eine Auswahl umso kritischer getroffen werden sollte, je größer und jünger der Bestand ist.

Wie erhält man Zugriff zu seinem Archiv?

Ordnung ist das halbe Leben. Je umfangreicher ein Bestand ist, desto zweckmäßiger wird seine systematische Ordnung. Die Entwicklung eines Ordnungsprinzips ergibt sich meistens aus den Bedürfnissen der täglichen Arbeit. Es bietet sich an, eine Gliederung, die sich in der Praxis bewährt hat, auch bei der dauernden Aufbewahrung als Archivgut zu belassen. Bei älteren, ungeordneten Unterlagen ist es notwendig, im nachhinein eine Ordnung zu erstellen.
Der Überblick über und somit der Zugriff auf das Archivgut wird erleichtert, wenn es auf Karteikarten oder in Listen verzeichnet oder mit Hilfe eines Computers registriert wird. Zum schnelleren Auffinden kann die Vergabe von Signaturen beitragen.

Wo wird Archivgut aufbewahrt?

Nicht nur Wein will gut gelagert sein. Auch Archivalien können nur dann unbeschadet "altern", wenn gewisse Voraussetzungen erfüllt sind. Wichtig ist, dass sie vor Staub, Schmutz, Sonne, Feuchtigkeit und Mäusefraß geschützt werden. Ein trockener Raum, Regale, Mappen und Kartons erfüllen bereits die wichtigsten Voraussetzungen für eine fachgerechte Unterbringung.

Worauf ist bei der Auswahl der Arbeitsmittel zu achten?

Zukünftige Enttäuschungen über entstandene Schäden an Schriftgut können durch die Wahl geeigneten Materials vermieden werden. Einige Beispiele sollen dies verdeutlichen:
Umweltpapier: Trotz zahlreicher Verbesserungen sind diese Papiere vor allem wegen des hohen Holzanteils und Säuregehalts für eine dauernde Aufbewahrung nicht geeignet.
Klebestreifen: Manche Kleber dringen auf Dauer in das Papier ein und zersetzen es. Als geeignet haben sich Klebestreifen der Firma Neschen (filmoplast® P) gezeigt.
Klebstoffe: Einige Klebstoffe schädigen ebenfalls das Papier. Pritt-Klebestifte oder Buchbinderleim können dagegen unbedenklich verwendet werden.
Metallteile: Sogar in trockenen Räumen können Büro- und Heftklammern schnell rosten. Besser sind Klammern aus Kunststoff oder kupferummanteltem Material.
Klarsichthüllen: Preiswerte Klarsicht- und Fotohüllen enthalten meistens sog. Weichmacher, die die Schrift auf dem Papier zersetzen und Fotografien beschädigen können. Die meisten Hersteller bieten auch weichmacherfreie Hüllen an, in denen Dokumente unbeschadet über lange Zeit aufbewahrt werden können.

Zum Abschluss:

Weil bei Vereinen die Funktionsträger häufig wechseln können, besteht leicht die Gefahr, den Überblick über den Verbleib der gesamten Unterlagen zu verlieren. Allzuoft geraten so Teile des Bestandes in Vergessenheit.
Wenn die Aufbewahrung des Archivguts in einem Verein, Verband oder einer Familie nicht mehr gegeben ist, besteht die Möglichkeit der Aufbewahrung, zum Beispiel als Leihgabe (Depositum), in einem öffentlichen Archiv. Dieses bietet die Voraussetzungen, dass die Unterlagen sicher aufbewahrt werden. In einem Depositalvertrag können die Bedingungen für die Einsichtnahme und Nutzung durch Dritte vereinbart werden. Eventuell kann das Archivgut auch durch Fachleute geordnet und verzeichnet sowie der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Es wäre schade, wenn für die lokale Geschichte interessante Bestände zerrissen oder sogar auf dem Trödelmarkt landen würden.