Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation mit der Landeshauptstadt Düsseldorf

Stand 10. Mai 2017

 

Die Stadtverwaltung Düsseldorf bietet die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation über E-Mail und De-Mail, sowie über Onlineverfahren und -formulare.
Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist sowohl für formlose wie auch für formgebundene Vorgänge möglich. Die Stadtverwaltung Düsseldorf eröffnet diesen Zugang eingeschränkt unter folgenden Bedingungen:

Geltungsbereich

Die Rahmenbedingungen gelten ausschließlich für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung Düsseldorf und nicht für die Kommunikation mit städtischen Tochtergesellschaften wie beispielsweise den Stadtwerken oder der AWISTA.
Ausgenommen von den Rahmenbedingungen ist zudem die Abgabe elektronischer Angebote auf Ausschreibungen der Landeshauptstadt Düsseldorf. Hierzu bestehen eigene Verfahren und Regelungen.

Umfang

Die Zugangseröffnung umfasst

  • alle aktuell unter www.duesseldorf.de veröffentlichte E-Mail- und De-Mail-Adressen,
  • alle in städtischen Briefköpfen angegebene E-Mail-und De-Mail-Adressen, für Rückantworten auf das jeweilige Schreiben,
  • alle unter www.duesseldorf.de angebotene Onlineverfahren und -formulare, sofern diese Daten an die Stadtverwaltung senden.

Für alle übrigen E-Mail-und De-Mail-Adressen, Onlineverfahren und -formulare der Stadtverwaltung Düsseldorf gilt der Zugang ausdrücklich als nicht eröffnet!

E-Mail-Sicherheit

Unverschlüsselte E-Mails können auf ihrem Weg durch das Internet von Dritten abgefangen und gelesen oder verändert werden.

Vertrauliche Daten sollten daher niemals mittels unverschlüsselter E-Mail übersendet werden!

Verschlüsselte E-Mails können über die zentrale Adresse poststelle@duesseldorf.de an die Stadtverwaltung gerichtet werden. Das zur Verschlüsselung erforderliche öffentliche Zertifikat (S/MIME) können Sie auf der Seite Kontakt herunterladen.
Nähere Informationen zu E-Mail-Verschlüsselung bzw. zur Einbindung und Nutzung von S/MIME-Zertifikaten entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch Ihres E-Mail-Programms.

De-Mail-Sicherheit

De-Mails werden auf dem Übertragungsweg verschlüsselt und sind so vor unberechtigtem Mitlesen und vor Manipulation ausreichend geschützt. Daher bietet die Stadtverwaltung für De-Mail keine zusätzliche Verschlüsselungsmethode an.

Sicherheit von Onlineverfahren und -formularen

Der Austausch von Daten über Onlineverfahren und -formulare, die unter www.duesseldorf.de angeboten werden, erfolgt grundsätzlich verschlüsselt (HTTPS/SSL) und ist so vor Mitlesen und Manipulation geschützt.

Formfreie Vorgänge

Vorgänge, die im Schriftverkehr keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, können über alle oben genannten Zugänge eingereicht werden.

Formgebundene Vorgänge

Vorgänge, die im Schriftverkehr einer eigenhändigen Unterschrift bedürfen, können, sofern durch Rechtsvorschrift nicht anders bestimmt, schriftform-wahrend eingereicht werden, indem sie

  • als PDF mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach Artikel 3 Nr. 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS VO) versehen und als E-Mail oder De-Mail gesendet werden oder
  • indem sie per De-Mail mit der Versandoption nach § 5 Abs. 5 De-Mail-G übersendet werden (absenderbestätigte De-Mail).

Können übermittelte Dokumente von der Stadtverwaltung nicht bearbeitet werden, werden Sie darüber informiert. Rechtsfristen werden in diesem Fall nicht in Gang gesetzt oder gewahrt.

Die Stadtverwaltung ist bemüht, Ihnen auf dem Weg zu antworten, auf dem Sie sich an die Stadtverwaltung gewendet haben. Sprechen technische oder rechtliche Gründe gegen eine Antwort auf elektronischem Weg, erfolgt die Antwort schriftlich.
Daher muss in formgebundenen Vorgängen, die elektronisch eingereicht werden, immer eine postalische Anschrift angegeben werden.

Bitte beachten Sie auch, dass eingescannte und ursprünglich auf Papier vorhandene Dokumente lediglich Kopien darstellen und nicht das unter Umständen erforderliche Einsenden der Originalunterlagen ersetzen.

Dateiformate

Möchten Sie Dateianhänge an die Stadtverwaltung senden, beachten Sie bitte, dass die Stadtverwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate werden aktuell unterstützt:

  • ASCII-und Rich-Textdateien (*.txt, *.rtf),
  • JPEG-, PNG- GIF-und BMP-Grafikdateien (*.jpg, *.jpeg, *.png, *.gif, *.bmp),
  • Adobe PDF (*.pdf),
  • Microsoft Word-, Excel-, PowerPoint-und Project-Dateien ab Version 2007 sofern sie keine Makros oder eingebettete Objekte (OLE) enthalten (*.docx, *.xlsx, *.pptx,*.mpp),
  • OpenOffice Text-, Spreadsheet-und Presentation-Dokumente sofern sie keine Makros oder eingebettete Objekte (OLE) enthalten (*.odt, *.ods, *odp),

Sie können Dateien komprimieren und in ZIP-oder RAR-Archiven zusammenfassen (*.zip, *.rar). Andere Komprimierungs-und Archivierungsmethoden werden nicht unterstützt.
Dateianhänge dürfen nicht mit einem Kennwort verschlüsselt werden, da sich sonst das Dateiformat nicht bestimmen lässt und der Anhang nicht auf Viren und Schadsoftware untersucht werden kann.
Andere als die o.g. Dateiformate werden nicht oder nur nach vorheriger Absprache unterstützt. Dateien in nicht unterstützten oder bestimmbaren Dateiformaten, auch sofern sie komprimiert oder in Archivdateien übermittelt werden, werden ungelesen gelöscht. Sie erhalten darüber keine Information.

Mailgröße / Datenvolumen

Die Gesamtgröße von E-Mails an die Stadtverwaltung, einschließlich aller Anlagen, ist auf 50 MB begrenzt. Größere E-Mails werden nicht angenommen.

Beachten Sie bitte, dass Anlagen in einem Binärformat beim E-Mail-Versand größer werden können, da sie für den Mailversand in ASCII-Text konvertiert werden.

Die Gesamtgröße von De-Mails ist systembedingt auf 10 MB begrenzt.

Viren & SPAM

E-Mails, die Dateianhänge enthalten, die vom Virenschutzprogramm als infiziert eingestuft werden oder die vom Virenschutzprogramm nicht überprüft werden können, werden ungelesen gelöscht. Sie erhalten darüber keine Information.

E-Mails, die über Mailserver gesendet werden, von denen auch viel unerwünschte Werbung (SPAM) ausgeht, werden nicht angenommen. Sie erhalten darüber eine Nachricht. Wenden Sie sich in diesen Fällen bitte an Ihren E-Mail-Dienstanbieter.