Elektronische Rechnungsstellung an die Landeshauptstadt Düsseldorf

Elektronische Rechnungsstellung an die Landeshauptstadt Düsseldorf

Hintergrund der elektronischen Rechnungsstellung

Hintergrund der elektronischen Rechnungsstellung

Nach § 7a des E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen (EGovG NRW) sind Rechnungen von öffentlichen Auftraggebern in digitaler Form anzunehmen und zu verarbeiten.

Dies dient dem Ziel den generellen Rechnungsprozess durch elektronischen Rechnungseingang zu vereinfachen und die Zahlungsabwicklung zu beschleunigen.

Ergänzende gesetzliche Informationen können Sie hier entnehmen.

Empfangsadressen der Landeshauptstadt Düsseldorf

Empfangsadressen der Landeshauptstadt Düsseldorf

Für die Übermittlung von Rechnungen stehen je nach Format verschiedene Wege zur Verfügung. Eine reibungslose Verarbeitung setzt voraus, dass die Rechnungen an die jeweils richtige E-Mail-Adresse übermittelt werden. Zulässige Formate der Rech-nungsübermittlung sind u.a. XRechnungen und PDF-Rechnungen.

Organisationseinheit (OE-Nummer) und Anschrift der Landeshauptstadt Düsseldorf

Organisationseinheit (OE-Nummer) und Anschrift der Landeshauptstadt Düsseldorf

Der zentrale und automatisierte Rechnungseingang ermöglicht der Landeshauptstadt Düsseldorf, Ihre Rechnungen über Organisationseinheits-Nummern (OE-Nummer) der zuständigen Stelle zuzuordnen. Die aktuelle OE-Nummer ist verpflichtend und unabhängig vom Rechnungsformat bei der Übermittlung anzugeben.

Eine fehlende oder falsch angegebene OE-Nummer kann zu zeitlichen Verzögerungen in der Rechnungsverarbeitung führen.

Rechnungsportal NRW und Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID)

Rechnungsportal NRW und Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID)

Die Landeshauptstadt Düsseldorf ist an das Rechnungsportal NRW angebunden. Alternativ zur Übermittlung per Mail können XRechnungen auch direkt über dieses Portal eingereicht werden, dabei ist die Leitweg-ID verpflichtend anzugeben.

Voraussetzungen für ordnungsgemäßen Rechnungsempfang

Voraussetzungen für ordnungsgemäßen Rechnungsempfang

• Jede Mail darf nur ein Rechnungsdokument enthalten, andernfalls wird diese automatisch abgewiesen.
• Rechnungsbegründende Unterlagen (z.B. Stundennachweise oder Lieferscheine) sind als Anlage zulässig. Die Anlagen müssen „Anlage“, „Anhang“ oder „Attach“ im Dateinamen enthalten. Andernfalls wird die Mail automatisch abgewiesen.
• Die Gesamtgröße der E-Mail darf 20 MB nicht überschreiten.
• Die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung gem. §§ 14, 14a  UStG bestehen unverändert.
• Bei elektronischer Rechnungsübermittlung darf kein zusätzlicher Versand der Rechnung in Papierform erfolgen.
• Aktive, eingebettete Links auf Rechnungen können dazu führen, dass die Rechnung wegen erhöhtem Gefährdungspotential automatisch abgewiesen werden.
• Schriftstücke, die keine Rechnung, Rechnungskorrektur oder Gutschrift sind, versenden Sie bitte auch weiterhin an die Ihnen bekannten Anschriften/Kontaktpersonen.

Vorteile von elektronischen Rechnungen

Vorteile von elektronischen Rechnungen

1. Vereinfachte Rechnungsverarbeitung
2. Verkürzte Durchlaufzeiten und pünktlichere Zahlung
3. Steigerung der Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit
4. Steigerung der Prozessqualität durch automatisierte Validierung von Rechnungen
5. Die XRechnung erfüllt sämtliche gesetzlichen Vorgaben auf Bundes- und EU-Ebene und gewährleistet damit eine zukunftssichere Rechnungsverarbeitung

Kontakt

Kontakt

Bei schriftlichen Fragen oder Rückmeldungen wenden Sie sich bitte an die Ihnen bekannten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in den zuständigen Fachbereichen.